Administrativo/a Técnico de Mantenimiento

Funciones principales
1. Apoyo a la programación del taller
- Apoyar al Jefe de Operaciones y al Jefe de Taller en la programación de trabajos, preparando la información necesaria: trabajos pendientes, disponibilidad de repuestos, compromisos de entrega y preventivas próximas de clientes con contrato.
- Registrar y mantener actualizado el programa definido por las jefaturas, incluidos los cambios por urgencias o prioridad de clientes.
- Informar oportunamente a los clientes afectados los cambios de fecha de entrega definidos por las jefaturas.
- Mantener visible el estado de cada trabajo (en espera, en ejecución, en espera de repuestos, terminado) y la lista de trabajos pendientes del taller.
2. Control de órdenes de trabajo y análisis
- Emitir y cerrar órdenes de trabajo (con la asignación de personal que defina el Jefe de Taller), verificando que queden completas (horas hombre, repuestos usados, trabajo realizado).
- Mantener el historial técnico de cada equipo atendido, por cliente (intervenciones, fallas, componentes cambiados).
- Calcular y reportar indicadores del taller y por cliente: cumplimiento de fechas comprometidas, tiempo de permanencia del equipo en taller, trabajos pendientes, utilización de horas hombre, tasa de reprocesos, garantías y, para clientes con contrato, disponibilidad y cumplimiento.
- Coordinar el análisis de incidentes, fallas repetitivas y reprocesos (5 Porqués, Ishikawa) y hacer seguimiento a las acciones correctivas.
3. Informes técnicos a clientes
- Elaborar, ordenar y emitir los informes técnicos de los trabajos realizados a clientes.
- Recopilar antecedentes técnicos, fotografías y reportes entregados por el área operativa.
- Mantener respaldo físico y digital de los informes enviados.
4. Compras, facturación y pagos
- Identificar técnicamente los repuestos requeridos por cada trabajo programado (kits, números de parte), cotizar, solicitar y hacer seguimiento a su adquisición, priorizando según el programa definido por las jefaturas.
- Facturar los servicios a clientes en forma oportuna a partir de las OT cerradas, evitando atrasos en la emisión de documentos.
- Preparar la información de pago a proveedores para su emisión por la Gerencia.
- Apoyar el control de inventario de repuestos, en coordinación con el Jefe de Taller.
5. Apoyo administrativo y control documental
- Gestionar y archivar la documentación administrativa, laboral y técnica (pautas, checklists, manuales de equipos).
- Elaborar y mantener registros, planillas y respaldos.
- Verificar que la documentación esté completa y correctamente respaldada; apoyar auditorías internas y revisiones del cliente.
6. Atención de clientes y coordinación interna
- Atender consultas administrativas y técnicas, internas y externas, e informar a los clientes el estado y la fecha de entrega de sus equipos.
- Coordinar la información entre el área operativa y la administrativa.
- Apoyar la programación de reuniones y actividades administrativas.

Requisitos:
- Formación: Ingenieo de Ejecución o Técnico de nivel superior en mantenimiento industrial de Instituto profesional, mecánica de maquinaria pesada o afín.
- Experiencia: mínimo 2 años en administración o control de mantenimiento de equipo pesado, idealmente en talleres de servicio a terceros (forestal, minería, construcción). Se valora experiencia previa como técnico mecánico y en compras o facturación.
- Excel intermedio-avanzado (tablas dinámicas, gráficos, indicadores), buena redacción de informes y disposición a trabajar con sistema de gestión de OT y facturación.
- Conocimiento de sistemas de maquinaria pesada (motor diésel, hidráulica, transmisión) suficiente para leer pautas, entender diagnósticos e identificar repuestos.
- Compromiso con la gestión segura del trabajo: conocimiento y cumplimiento de las normas de seguridad del taller y uso de EPP en el área operativa. Excluyente.
- Disposición a trabajar siguiendo procedimientos y pautas formales de trabajo.
- Certificado de antecedentes sin observaciones. Excluyente.
- Licencia de conducir clase B.

Competencias:
- Planificación y orden: anticipa el trabajo y no opera solo a demanda.
- Flexibilidad: se adapta con rapidez a los cambios de programación sin perder el control de los demás pendientes.
- Orientación al cliente: entiende la importancia de cada cliente y comunica los cambios de plazo de forma oportuna y profesional.
- Pensamiento analítico: usa los datos para encontrar causas, no solo para registrar.
- Comunicación: logra que el taller registre bien su trabajo y redacta informes claros para el cliente.
- Confidencialidad: maneja con reserva la información administrativa, laboral y de clientes.
- Trabajo seguro: aplicación estricta de normas de seguridad y uso correcto de EPP en áreas del taller.
- Apego a procedimientos: sigue pautas y procedimientos formales de trabajo, no solo la costumbre.
- Actitud proactiva: se anticipa a los problemas, propone mejoras y no espera instrucción para actuar.