Recepcionista/Administrativa

Buscamos Administrativoa/Recepcionista para incorporarse a nuestro equipo.
Necesitamos una persona para brindar apoyo administrativo integral en la recepción y gestión de documentos, coordinación de servicios, atención de clientes y proveedores, asegurando el correcto registro en sistemas (Softland, archivos compartidos) y el funcionamiento operativo de la oficina.

Funciones principales:
- Recepción y registro de boletas de honorarios y facturas en Softland por centro de costo (CC).
- Ingreso de pagos de facturas y boletas en Softland por CC.
- Recepción, revisión e ingreso de rendiciones en Softland.
- Gestión de envíos de encomiendas y registro en archivo compartido por proyecto.
- Registro de planillas de pago, pagos a proveedores y envíos en archivo compartido.
- Solicitud y envío de gift cards para proyectos.
- Manejo de relación administrativa con persona que realiza aseo
- Archivo y control de certificados de vacaciones firmados.
- Revisión de registro de ingresos y salidas en sistema, solicitando correcciones cuando corresponda.
- Solicitud, manejo y registro de caja chica.
- Mantención actualizada de carpetas de:
o Facturas de venta por mes
o Nóminas de pagos
o Envíos de gift cards por CC

- Coordinación con proveedores de servicios (aire acondicionado, agua, artículos de oficina).
- Cotizaciones varias y apoyo administrativo transversal.
- Coordinación de capacitaciones, coffee breaks, reuniones y eventos.
- Control de inventario y compra de mercadería.
- Resolución de problemas físicos en oficina (ampolletas, grifo, conserjería).
- Apertura y cierre de oficina (manejo de llaves).
- Registro y gestión de la agenda de la sala de reuniones.
- Recepción de personal y clientes, atención telefónica.
- Organización y recordatorio de cumpleaños mensuales.
- Back up de Asistente de Dirección Ejecutiva

Competencias requeridas
- Técnicas:
o Deseable manejo de Softland (facturación, rendiciones, pagos).
o Dominio de herramientas digitales (Excel, Word, archivos compartidos, correo electrónico).
o Conocimientos básicos de contabilidad y administración.

Personales:
o Organización y planificación.
o Proactividad y capacidad de resolución de problemas.
o Buen trato interpersonal y orientación al servicio.
o Discreción y responsabilidad en el manejo de información.
o Capacidad de coordinación y trabajo en equipo.