Asistente Operaciones Administración de condominio

Resumen del cargo:

Será el punto de contacto diario entre residentes, proveedores y el Administrador, asegurando el correcto funcionamiento y la satisfacción de la comunidad.

Principales tareas y responsabilidades:

-Atención a residentes y visitantes
-Recibir y orientar consultas presenciales, telefónicas y por WhatsApp.
-Gestionar credenciales de acceso y registro de visitantes.
-Coordinación de mantenimiento
-Programar y supervisar trabajos preventivos y correctivos (jardinería, limpieza, ascensores, portones, etc.).
-Revisar cumplimiento de turnos de personal de mantenimiento y limpieza.
-Gestión de incidencias y emergencias
-Registrar, canalizar y hacer seguimiento de reportes de fallas o emergencias (agua, electricidad, seguridad).
-Activar protocolos de respuesta 24/7 y notificar al Administrador y al comité según corresponda.
-Control y entrega de llaves/paquetería
-Llevar registro de llaves maestras y copias autorizadas.
-Recepción y aviso de correspondencia y paquetes a residentes.
-Apoyo logístico en reuniones y asambleas
-Preparar salas de eventos: mobiliario, equipamiento audiovisual, material y coffee break.
-Levantar acta preliminar de incidencias técnicas (audio, video, conexión).
-Supervisión de proveedores
-Recibir cotizaciones, agendar visitas y validar cumplimiento de contratos.
-Mantener archivo actualizado de órdenes de servicio y garantías.
-Reportes y control documental
-Elaborar informe diario de operaciones para el Administrador.
-Actualizar registros de incidencias, mantenciones y consumos de servicios comunes.

Perfil deseable:

-Excelentes habilidades de comunicación y trato al cliente.
-Proactividad, organización y capacidad de priorizar tareas.
-Disponibilidad para eventos de asamblea.
-Manejo de herramientas Office y WhatsApp Business.

Este rol es clave para garantizar un ambiente seguro, ordenado y con altos estándares de atención para todos los residentes.