Encargada de recepción / Asistente Ejecutivo Lampa

Somos Workforce una empresa multinacional, especialista en Servicios Transitorios y Outsourcing, fundada en Sudáfrica en el año 1972 con más de 35.000 colaboradores alrededor del mundo. Estamos comprometidos con la inclusión de las personas con discapacidad, por lo tanto, esta oferta laboral se ajusta a la ley 21.015. Importante empresa dedicada al rubro de procesamiento de minerales se encuentra en la búsqueda de operarios para su bodega ubicada en la comuna de lampa.

Principales funciones:

- Gestionar agendas, coordinar reuniones internas y preparar salas de reuniones.
- Organizar y priorizar tareas diarias y semanales.
- Redactar comunicaciones formales y correos institucionales en inglés y español, presentaciones y otros.
- Coordinar reservas de viajes, hoteles y viáticos para el Gerente General o equipo directivo.
- Rendiciones administrativas.
- Relaciones públicas internas y externas, Se relaciona con otras gerencias, clientes, socios, y empleados y proveedores.
- Buscar activamente oportunidades de participación en ferias, congresos y eventos del rubro.
- Apoyar en la gestión de redacción para redes sociales corporativas
- Compras internas.
- Manejo de central telefónica y protocolo de recepción
- Manejar de archivo digital y la gestión de documentos electrónicos
- Archivo y envío de respaldos para cobranza y/o auditoria
- Revisión administrativa, impresión y envío.
- Emisión de guías de despacho
- Ingreso de órdenes de compra en programas de facturación
- Despacho de correspondencia cuando corresponda.
- Controlar y reponer insumos de oficina, gestionando pedidos a proveedores.
- Asistir a ferias, congresos y reuniones de representación institucional en nombre de la empresa.
- Apoyar en el montaje de stands y entrega de material promocional.
- Participar en actividades de networking, registrar contactos clave y realizar seguimiento.
- Mantener actualizada la base de contactos de clientes, proveedores y socios estratégicos.
- Gestionar invitaciones, confirmaciones de asistencia y correspondencia formal con actores clave del rubro.
- Contratación, negociación y coordinación con proveedores de servicios generales
- Supervisar el correcto funcionamiento de servicios generales como limpieza, cafetería y mensajería.
- Realizar gestión efectiva ante contingencias o reprogramaciones inesperadas.

Responsabilidades:

Soporte Ejecutivo a la Gerencia: Asistir de forma integral a la Gerencia en todas las gestiones administrativas y ejecutivas, incluyendo la coordinación de agendas, programación de reuniones, atención de llamados, redacción de documentos e informes, y atención a requerimientos del cliente interno, asegurando una gestión ejecutiva fluida, ordenada y enfocada en resultados.

Coordinación de Eventos y Actividades Institucionales: Organizar y dar soporte logístico a reuniones internas, visitas y eventos especiales de la Gerencia, considerando aspectos operativos (agendas, salas, catering, convocatorias) y comunicacionales, con el fin de promover la cohesión del equipo y la visibilidad de la empresa.

Gestión Logística: Recepción y Soporte Administrativo Operativo: Planificar y ejecutar tareas de soporte logístico y administrativo, incluyendo viajes, compras menores, rendiciones, manejo de caja chica, facturación, y atención directa en la recepción. Esto implica recibir y canalizar visitas, correspondencia, llamados y consultas presenciales, brindando una atención cálida y eficiente como primera imagen institucional.

Apoyo en procesos de Comunicación Interna: Servir como canal de comunicación entre la Gerencia y otras áreas, trasladando instrucciones, resolviendo requerimientos y contribuyendo a la alineación organizacional.


Habilidades necesarias para el cargo:

- Organización y atención al detalle.
- Atención al cliente y comunicación efectiva.
- Proactividad y autonomía.
- Adaptabilidad y profesionalismo frente a públicos diversos.
- Orientación al servicio y discreción,
- Comunicación escrita y oral de alto nivel
- Multitarea
- Conocimiento avanzado de herramientas de oficina (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Conocimiento de herramientas de colaboración como Teams, Zoom, Clickup, Otros.
- Uso básico de CRM y bases de datos propias o de clientes.
- Inglés intermedio oral y escrito.
- Excelente presencia, redacción y habilidades comunicacionales.
- Capacidad para anticiparse a las necesidades de la jefatura
- Discreción y estricto resguardo de información confidencial y política de privacidad de la compañía.

Contribuciones individuales (criterios de desempeño):

Periódicamente se presentan reportes de las actividades desarrolladas de acuerdo con los requerimientos y directrices de la compañía.
Periódicamente debe generar Reportes de indicadores administrativos solicitados por la jefatura.


Requisitos:

Técnico en Administración de Empresas, Asistente Ejecutivo o Secretariado, Relaciones Públicas o afines.
Tres (3) años de experiencia profesional
Deseable experiencia previa en sectores industriales como minería, ingeniería o servicios B2B

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