Secretaria Estudio de Abogados

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Misión del cargo:
Brindar soporte operativo y administrativo al estudio, gestionando la recepción de visitas, la coordinación con proveedores y la logística de procesos internos de personas, con el fin de asegurar el funcionamiento eficiente de las operaciones diarias y una experiencia de calidad para clientes, colaboradores y equipos internos.
Funciones:
-Atender clientes y visitas presenciales en la recepción, gestionando la calendarización de reuniones y la disponibilidad de salas para clientes y equipos internos.
-Preparar las condiciones necesarias para el desarrollo de reuniones y visitas, asegurando disponibilidad de espacios e insumos.
-Coordinar la logística operativa del estudio: mensajería, traslados, reservas de viaje, gestión de correspondencia y trámites en notarías.
-Controlar el stock de insumos de uso diario y gestionar su reposición oportuna.
-Gestionar la compra, cotización y coordinación con proveedores operativos: regalos corporativos, merchandising, catering y capacitaciones externas.
-Coordinar con proveedores y productoras la participación del estudio en ferias laborales o comerciales, realizando el seguimiento operativo necesario para su correcta ejecución.
-Cotizar y coordinar la logística de celebraciones, actividades recreativas e instancias de encuentro del equipo.
-Apoyo en agendar entrevistas de selección y reuniones operativas del área (capacitaciones internas, reuniones informativas, entre otras).
-Coordinar la logística operativa de incorporación de nuevos colaboradores: kit de ingreso, lonchera de bienvenida, accesos y primeras reuniones.
-Redactar y dar formato a comunicados internos solicitados por la Gerencia de Personas (bienvenidas, recordatorios, avisos generales).
Requisitos:
- Manejo Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint)
- Contar con al menos 4 años de experiencia como Secretaria Ejecutiva
- Deseable Inglés básico
- Manejo de central telefónica y herramientas de gestión de agenda.
- Formación académica : Técnico en administración, secretariado o carrera afín.
Lugar de trabajo: Vitacura
Tipo de contrato: Indefinido
Modalidad de trabajo: presencial
Horario: Marzo a diciembre: Lunes martes jueves y viernes 8:45 a 18:45 horas / miércoles 09:00 a 13:00 horas
Enero y febrero: Lunes, martes, miércoles y jueves 08:45 a 18:45 horas / viernes 09:00 a 13:00 horas
Beneficios: Seguro complementario de salud Día libre de cumpleaños
. Casino (colación ppto diario, comidas frías) Aguinaldo Fiestas Patrias y Navidad.